Das Dezernat „Handels- und Gesellschaftsrecht“ wird in unserer Kanzlei betreut von Rechtsanwalt Matthias Otter. Gerne steht Ihnen Herr Otter bei Fragen und Streitigkeiten zu diesem Thema zur Seite. In unserem Notariat werden die beurkundungspflichtigen Geschäfte vorgenommen. Bei Beratungsbedarf vereinbaren Sie bitte einen Termin oder schreiben Sie uns eine Nachricht

Das Gesellschaftsrecht ist einem stetigen Wandel unterworfen, zuletzt durch die GmbH-Reform (MoMiG), so dass sowohl bei der Gründung einer Gesellschaft als auch bei bereits bestehenden Gesellschaften deren Gesellschaftsverträge stets überprüft werden sollten.

Das Gesellschaftsrecht ist insbesondere im BGB, im HGB, im AktG und GmbHG geregelt. Grundform ist der eingetragene Verein (e.V.) als Körperschaft. Daneben regelt das Gesellschaftsrecht das Recht der Personengesellschaften (z.B. Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Partnergesellschaft, offene Handelsgesellschaft (oHG), EWIV, Kommanditgesellschaft (KG oder GmbH & Co. KG), stille Gesellschaft) sowie der Kapitalgesellschaften (Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaft/UG (haftungsbeschränkt), Aktiengesellschft (AG), Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA), Europäische Aktiengesellschaft (SE), eingetragene Genossenschaft (eG), Europäische Genossenschaft (SCE) und die Sonderform der REIT-AG). Gegenstand der Regelungen sind insbesondere auch die gesellschaftsinternen Rechtsverhältnisse der Gesellschafter untereinander, der Gesellschaft zu den Gesellschaftern und den etwaigen Geschäftsführern. Auch Haftungsfragen, z.B. die Geschäftsführerhaftung des Geschäftsführers bei der GmbH sind von großer Bedeutung.

A. Insbesondere: Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung

I. Gründung

 1.  Durch die Reform des GmbH-Rechts ab 01.11.2008 (MoMiG) haben sich gegenüber der bisherigen Rechtslage einige wesentliche Änderungen ergeben, die wie folgt zusammengefasst werden können:

• Schaffung eines vereinfachten Gründungsverfahrens auf Grundlage eines notariell zu beurkundenden Musterprotokolls
• Streichung der Regelungen zum (inländischen) Verwaltungssitz
• Beibehaltung des Stammkapitals von 25.000,00 € bei der klassischen GmbH
• Mindestnennbetrag eines Geschäftsanteils von 1,00 € (bisher 100,00 €) und Teilbarkeit durch 1,00 € (bisher: 50,00 €).
• Zulässigkeit der Übernahme mehrerer Geschäftsanteile bei Gründung durch einen Gesellschafter
• zwingende Übereinstimmung von Stammkapital und Summe der Nennbeträge aller Geschäftsanteile (auch im Falle einer Einziehung)
• Einführung einer neuen Unternehmergesellschaft (Haftungsbeschränkt) mit einem Mindestkapital von 1,00 € und einer gesetzlichen Verpflichtung zur Kapitalaufholung
• Verschärfung der Anforderungen an die persönliche Qualifikation der Geschäftsführer und entsprechende Erweiterung der Versicherung in der Handelsregisteranmeldung und der Belehrung über das unbestimmte Auskunftsrecht
• Persönliche Haftung der Gesellschafter, die vorsätzlich oder grob fahrlässig die Führung der Geschäfte einer Person überlassen, die nicht Geschäftsführer sein kann
• Die Aufbringung der Hälfte des Stammkapitals (= 12.500,00 €) ist in allen Fällen eine Bargründung ausreichend, und zwar auch bei Gründung Einpersonengesellschaft
• Erweiterung der Gesellschafterliste um die Angabe der laufenden Nummer der einzelnen Geschäftsanteile, um eine eindeutige Identifizierung zu ermöglichen
• Streichung der Verpflichtung zur Vorlage von Genehmigungsurkunden nach Gewerbe- und Haftwerksrecht bei Gründung einer GmbH
• Reduzierung der Kontrolle der Baraufbringung durch das Registergericht, dass nur noch bei „erheblichen Zweifeln“ an der Richtigkeit der Versicherung einen Einzahlungsbeleg verlangen kann
• Belehrung der Geschäftsführer über die erweiterten Bestellungshindernisse und ihre unbeschränkte Auskunftspflicht durch einen deutschen Notar, einen ausländischen Notar, einen deutschen Rechtsanwalt oder ein Konsularbeamten im Ausland
• Anmeldung der inländischen Geschäftsanschrift der Gesellschaft und Eintragung in das Handelsregister
• Reduzierung der Kontrolle der Kapitalaufbringung durch das Registergericht bei Sachgründungen, dass die Eintragung nur noch bei einer wesentlichen Überbewertung der Sacheinlagen ablehnen darf
• Möglichkeit der Bestellung und Eintragung eines inländischen Empfangsbevollmächtigten der Gesellschaft für Willenserklärungen und Zustellungen an die Gesellschaft
• Anstelle der Anmeldung von Anteilsveräußerung bei der Gesellschaftpflicht zur Einreichung einer neuen Gesellschafterliste im Handelsregister, die als formelle Legitimationsgrundlage des neuen Gesellschafters und als Rechtsscheinsträger für den gutgläubigen Erwerb dient
• Möglichkeit des gutgläubigen Erwerbs von Geschäftsanteilen von den in der Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragenen Veräußerer
• Vollständige und ersatzlose Streichung von § 17 GmbHG
• Gesetzliche Regelung der verdeckten Sacheinlage, der weiterhin keine Erfüllungswirkung zukommt, bei der es aber nach der Eintragung der Gesellschaft zu einer Anrechnung des Verkehrswertes der Sacheinlage auf die Bareinlageforderung der Gesellschaft kommt
• Gesetzliche Regelung der Fälle des Hin- und Herzahlens bei denen der Gesellschafter von seiner Bareinlageverpflichtung befreit wird, wenn der Rückgewähranspruch der Gesellschaft gedeckt und jederzeit fällig ist
• Lockerung der Kapitalerhaltung durch die gesetzliche Festschreibung von drei Ausnahmetatbeständen, nämlich (1) Leistungen bei Bestehen eines Beherrschungs- oder Gewinnabführungsvertrages, (2) Leistungen, die durch einen vollwertigen Rückgewähranspruch gedeckt sind, (Stichwort: Cash-Pooling) und (3) Leistungen auf die Rückgewähr von Gesellschafterdarlehen (Stichwort: Abschaffung der Rechtsprechungsregeln zu den Eigenkapital ersetzenden Darlehen)
• Aufhebung der Regelung der Eigenkapital ersetzenden Darlehen und Rechtsform übergreifende Verlagerung des Rechts der Gesellschafterdarlehen in die Insolvenzordnung und das Anfechtungsgesetz
• Passivvertretung der Gesellschaft durch jeden Gesellschafter, falls die Gesellschaft führungslos ist
• Erweiterung der Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen bei Zweigniederlassungen von ausländischen Gesellschaften
• Aufwertung der Gesellschafterliste als Legitimationsgrundlage und Rechtsscheinsträger, für deren Erstellung und Einreichung künftig der Notar (früher: Geschäftsführer) verantwortlich ist, wenn er an der Veränderung des Beteiligungsverhältnisses mitgewirkt hat
• für Teilung und Zusammenlegung von Geschäftsanteilen ist künftig ein Gesellschafterbeschluss notwendig, sofern die Satzung keine abweichende Regelung enthält
• Jeder Euro eines Geschäftsanteils (früher: 50,00 €) gewährt eine Stimme
• Abführung eines genehmigten Kapitals nach aktienrechtlichem Vorbild
• Erweiterung der Haftung der Geschäftsführer für Zahlungen an Gesellschafter im Vorfeld der Insolvenz, soweit diese zur Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft führen mussten
• Verlagerung der Insolvenzantragspflicht für alle Kapitalgesellschaften in die Insolvenzordnung und Erweiterung der Insolvenzantragspflicht auf alle Gesellschafter, falls Gesellschaft führungslos ist
• Anpassung der Vorschriften über die Liquidation an die Änderungen bei den Geschäftsführern
• Erweiterung der Strafbarkeitsvorschrift auf Geschäftsleiter von ausländischen Gesellschaften

Neben der klassischen Gründung einer GmbH mittels einer individuellen Satzung können die Gesellschafter auf die Gründung einer GmbH mittels eines Musterprotokolls zurückgreifen, oder sie wählen die Gründungsvariante der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), die ebenfalls entweder mittels individueller Satzung oder mit dem Gründungsprotokoll gegründet werden kann.

Abgesehen von Besonderheiten bei der Gründung einer UG und bei der Verwendung des Musterprotokolls kann eine GmbH weiterhin mittels Bar- und Sacheinlagen gegründet werden.

Die nach dem MoMiG mögliche kleinere Stückelung von Anteilen kann zu einer stark aufgesplittenen Anteilseignerstruktur führen. Um die Übersichtlichkeit in der Gesellschafterliste und für die Gründer zu bewahren, sollte in der Praxis auf eine grund- und ansatzlose Stückelung der Geschäftsanteile verzichtet werden.

Nach dem GmbHG wird es Gesellschaften möglich sein, ihren Verwaltungssitz an einen anderen Ort als den Satzungssitz zu verlegen. Dieser kann dann auch im Ausland belegen sein. Der Praxis ist zu empfehlen, den Verwaltungssitz zum Satzungsgegenstand zu machen. Die Sitzverlegung sollte nur mit satzungsändernder Mehrheit möglich sein.

Die Gründung der Unternehmergesellschaft / UG (haftungsbeschränkt) gestaltet sich grundsätzlich wie bei einer normalen GmbH. Es sind jedoch einige Besonderheiten vorgesehen.

Das „Mindeststammkapital“ beträgt mindestens 1,00 €. Bei mehreren Geschäftsanteilen erhöht sich dies Mindestkapital entsprechend der Anzahl der Gesellschafter. Das Maximalstammkapital einer UG beträgt bei der Gründung 24.999,00 €, da es sich ab dem Stammkapital von 25.000,00 € um eine „normale“ GmbH handelt.

Das Stammkapital muss voll einbezahlt werden. Sacheinlagen können nicht erbracht werden. Hinsichtlich der Firma haben die Gesellschafter die Wahl zwischen der Bezeichnung „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“. Eine Abkürzung des Zusatzes „haftungsbeschränkt“ ist nicht zulässig.

Die UG muss in der Bilanz eine gesetzliche Rücklage bilden, in die jeweils ¼ des Jahresüberschusses einzustellen ist. Ziel dieser Thesaurierung ist die Ausstattung der UG mit einem höheren Eigenkapital innerhalb einiger Jahre, so dass sie ihr Stammkapital auf 25.000,00 € erhöhen und zu einer normalen GmbH erstarken kann. Der Gesetzgeber hat jedoch weder eine summenmäßige Obergrenze noch eine zeitliche Begrenzung vorgesehen. Die Gesellschafter sollten bei Gründung darauf hingewiesen werden, dass ein Verstoß gegen die Rücklagenbildung zur Nichtigkeit des Jahresabschlusses sowie des Gewinnverwendungsbeschlusses führt. Daraus können Rückzahlungsansprüche resultieren. Es ist darauf zu achten, dass nicht das Sacheinlagenverbot umgangen wird. Andernfalls ist die vereinbarte Bareinlage noch einmal vollständig zu erbringen.

Die UG kann sich mittels Kapitalerhöhung in eine normale GmbH umwandeln und zwar außerhalb des Umwandlungsgesetzes. Erforderlich ist das Erreichen des Mindeststammkapitals der GmbH von 25.000,00 €.

Im übrigen ist die UG nur begrenzt umwandlungsfähig.

Zur Erleichterung der Gründung einer GmbH bzw. UG hat der Gesetzgeber ein vereinfachtes Gründungsverfahren mit einem Musterprotokoll eingeführt.

Das Musterprotokoll hat zwingende, inhaltlich aber individuell festlegbare Satzungsbestandteile: Firma, Sitz, Höhe und Aufteilung des Stammkapitals, Unternehmensgegenstand

Daneben kann es auch die Bestellung des Geschäftsführers beinhalten, ohne dass ein gesonderter Beschluss erforderlich ist. Dabei ist aber zu beachten, dass der Geschäftsführer kein satzungsmäßiges Geschäftsführungsrecht mit der Bestellung in dem Musterprotokoll erhält. Das Musterprotokoll ist in der Anlage 1 zu § 2 GmbHG zu finden.

Das vereinfachte Gründungsverfahren kann nur unter Verwendung des Musterprotokolls für eine Gesellschaft mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer durchgeführt werden.

In der Praxis ist das Musterprotokoll wohl eher nur für die Ein-Mann-GmbH zu empfehlen. Sobald ein weiterer Gesellschafter hinzutritt, sollte speziell auf die Bedürfnisse der Gesellschafter ein individueller Gesellschaftervertrag entworfen werden. Nur auf diese Weise erhalten die Gesellschafter einen interessengerechten Vertrag, der juristische Probleme über das Gründungsstadium hinaus regelt, wie z.B. Kündigungs- ;Vinkulierungs und Nachfolgeklauseln. Unklar ist noch, ob nach ersten Satzungsänderung ein neuer Gesellschaftsvertrag eingereicht werden muss, wenn zuvor bei der Gründung ein Musterprotokoll verwendet wurde. Es kommt wohl entscheidend darauf an, was mit der Satzungsänderung geändert wird. Werden nur Regelungen modifiziert, die bereits im Musterprotokoll enthalten sind, genügt es, wenn ein neues Musterprotokoll eingereicht wird. Bei zusätzlichen Regelungen ist hingegen ein neuer Gesellschaftsvertrag zu entwerfen und einzureichen.

 1.  Der Antrag auf Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister darf erst gestellt werden, wenn auf die Stammeinlagen die Mindesteinlagen einbezahlt sind und sich die Beträge endgültig in der freien Verfügung des Geschäftsführers befinden.

Bitte entnehmen Sie die Einzelheiten aus der vom Notar vorbereiteten Registeranmeldung, von der Ihnen zusammen mit der Gründungsurkunde eine Kopie zugeht, und verfahren Sie mit der Einzahlung genau so, wie Sie es in der Anmeldung versichert haben.

 2.  Üblicherweise erfolgt die Einzahlung auf ein für die Gesellschaft zu errichtendes Bankkonto. Sie können ein solches Konto eröffnen, indem Sie der Bank die notarielle Gründungsurkunde vorlegen. Einlagen dürfen erst nach dem Datum der Beurkundung der GmbH-Gründung erfolgen, da frühere Zahlungen keine Tilgungswirkung haben.

Beim Notar haben Sie in der Registeranmeldung schon im voraus die Versicherung unterzeichnet, dass die Einzahlung zum Zeitpunkt des Eingangs der Anmeldung bei Gericht geschehen sein werde. Da die Abgabe einer falschen Versicherung mit einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren bedroht ist und außerdem Schadensersatzansprüche auslöst, wird der Notar im Interesse Ihrer Sicherheit die Anmeldung zurückhalten, bis Sie ihm zumindest eine Kopie der Überweisungsgutschriften vorlegen und ihn aus dem Treuhandauftrag entlassen. Bitte vergessen Sie deren Übersendung nicht, weil das Eintragungsverfahren vorher nicht in Gang kommt. Der Gutschriftbeleg muss erkennen lassen, welche Beträge zur Einzahlung auf welche Stammeinlagen auf das Konto der Gesellschaft i.G. (in Gründung) einbezahlt worden sind. Alternativ zur Einreichung von Kopien der Überweisungsgutschriften können Sie sich auch von dem für die gegründete Gesellschaft kontoführenden Kreditinstitut eine Bestätigung über die Einzahlung erteilen lassen. Ein Muster einer solchen Bestätigung finden Sie als Anlage zu diesem Merkblatt.

3.  In der Registeranmeldung haben Sie u.a. zu versichern, dass Sie innerhalb der letzten fünf Jahre nicht wegen bestimmter Straftaten rechtskräftig verurteilt worden sind und dass Sie gegenwärtig keinem gerichtlichen Berufsverbot und keiner behördlichen Gewerbebetriebsuntersagung unterliegen. Sie werden hierzu darüber belehr, dass Sie dem Registergericht die Bestrafung oder das Berufsverbot auch dann offenbaren müssen, wenn die entsprechenden Eintragungen im Bundeszentralregister (Strafregister) bereits getilgt sind oder nur noch der beschränkten Auskunft unterliegen.

· Keine rechtskräftige strafrechtliche Verurteilung wegen bestimmter Delikte in den letzten 5 Jahren

· Keine Betreuung/Einwilligungsvorbehalt.

· Keine Berufs- oder Gewerbeuntersagung

· Keine „Verwahrung“ in einer Anstalt.

4.  Je nach Unternehmensgegenstand bedarf es oft der Einholung staatlicher Genehmigungsbescheide für die Ausübung der Tätigkeit der Gesellschaft. Die Genehmigungen müssen dann auf die neue GmbH lauten; es genügt nicht, dass bereits eine Genehmigung für den Geschäftsführer oder einen Gesellschafter vorliegt. Gewerbe- und hanwerksrechtliche Genehmigungen sind indes bei der Gründung nicht vorzulegen, also keine Eintragungsvoraussetzung.

Genehmigungen sind z.B. notwendig für Makler und Bauträger nach § 34 c der Gewerbeordnung, für Fuhrunternehmer nach dem Güterkraftverkehrsgesetz und für Gaststätten und Hotelbetriebe nach dem Gaststättengesetz. Die Genehmigungsbescheide müssen Sie in der Regel selbst besorgen; der Notar kann Sie dabei allenfalls unterstützen.

5.  Ein Ausländer benötigt keine Aufenthaltsgenehmigung, um eine GmbH zu gründen oder zum Geschäftsführer bestellt werden zu können. Ohne entsprechende Aufenthaltsgenehmigung darf er die Gesellschaft dann aber nur vom Ausland aus leiten und sich im Inland nur gelegentlich zu Überwachungs- und Informationszwecken aufhalten. Will der Geschäftsführer jedoch im Inland aktiv tätig werden, so bedarf er einer Aufenthaltserlaubnis, die auch die Befugnis zur Ausübung einer selbständigen Tätigkeit umfaßt. Angehörigen von EG-Mitgliedsstaaten wird die Aufenthaltserlaubnis unter erleichterten Voraussetzungen erteilt. Ein ausländischer Geschäftsführer, der sich ohne entsprechende Aufenthaltserlaubnis im Inland betätigt, muss mit Bestrafung und mit sofortiger Ausweisung rechnen.

6.  Falls das Registergericht vor Eintragung der Gesellschaft einen Kostenvorschuss anfordert - so regelmäßig bei Ein-Mann-Gründungen - , erfolgt die Eintragung erst nach Einzahlung dieses Vorschusses. Zahlungsverzug verzögert auch die Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister. Der Kostenvorschuß beträgt (einschließlich des voraussichtlichen Veröffentlichungsaufwandes im Bundesanzeiger) für eine GmbH mit dem Mindeststammkapital von 25.000 € ca 300 Euro; die Gesamtkosten liegen je nach Länge des Veröffentlichungstextes bei etwa 330 Euro. Bitte beachten Sie, dass eine (häufig angebotene) gebührenpflichtige Aufnahme in andere, private Gewerberegister nicht vorgeschrieben ist; prüfen Sie daher genau, ob es sich wirklich um die Gebührenanforderung seitens der Justizoberkasse für das Handelsregister handelt!

7.  Im Zuge der Gesellschaftsgründung ergibt sich ein lebhafter Postverkehr. Sie sollten unbedingt dafür Sorge tragen, dass sofort nach notarieller Beurkundung des Gründungsakts der Postbote die Gesellschaft unter der angegebenen Gesellschaftsadresse auch findet. Es sollte deshalb sofort ein Schild mit dem Firmennamen der Gesellschaft angebracht werden. Kommt Post als unzustellbar zurück, so kann dies die Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister entscheidend verzögern.

8.  Unabhängig von der Eintragung im Handelsregister beginnt die die Körperschaftsteuerpflicht der Gesellschaft in jedem Fall bereits mit Abschluss des notariellen Gesellschaftsvertrags, ab diesem Zeitpunkt getätigte Umsätze unterliegen - vorbehaltlich einer Steuerbefreiung - auch der Umsatzsteuer. Auch sind für die Gesellschaft die nach Steuerrecht vorgeschriebenen Bücher schon ab Aufnahme der Geschäftstätigkeit zu führen (vgl. II.2.).

II. Risiken des Gründungsstadiums

 1.  Sie machen sich strafbar, wenn die Versicherung über die Einzahlung des Stammkapitals unrichtig ist (s.o.). Außerdem haften Sie in diesem Fall den Gläubigern der Gesellschaft persönlich. Die als Bareinzahlung des Stammkapitals vereinbarte Leistung der Einlage in Geld kann weder durch Aufrechnung oder Verrechnung (z.B. mit Darlehensansprüchen) noch durch Sacheinlage (Einbringung von Maschinen, Fahrzeugen, Forderungen etc.) ersetzt werden.

 2.  Es ist unbedingt zu empfehlen, die Geschäftstätigkeit der GmbH erst nach deren Eintragung in das Handelsregister aufzunehmen. Vorher sollten nur die Gründungsgeschäfte vorgenommen werden; deren Aufwand hat sich innerhalb des in der Satzung festgesetzten Gründungsaufwands zu halten. Das Registergericht wird die Eintragung ablehnen, wenn es erfährt, dass im Zuge einer vorzeitigen Aufnahme des Geschäftsbetriebs Anfangsverluste entstanden sind und das eingezahlte Stammkapital deshalb nicht mehr ungeschmälert vorhanden ist.

3.  Die Aufnahme des Geschäftsbetriebs vor der Eintragung der Gesellschaft ist allerdings nicht verboten. Das eingezahlte Stammkapital darf auch schon für den Geschäftsbetrieb eingesetzt werden; es muss im Zeitpunkt der Eintragung der Gesellschaft nicht mehr in bar sondern nur noch dem Werte nach vorhanden sein. Die vorzeitige Geschäftsaufnahme begründet aber für Geschäftsführer wie für Gesellschafter erhebliche Risiken.

Der Geschäftsführer haftet für alle Rechtsgeschäfte, die er vor Eintragung der Gesellschaft im Namen der künftigen GmbH vornimmt, persönlich. Diese Haftung besteht in Inhalt und Umfang neben der Haftung der Vorgesellschaft, Einreden und Einwendungen der (Vor-) Gesellschaft gegen den Vertragspartner können jedoch geltend gemacht werden. Die Handelndenhaftung erlischt nach der Rechtsprechung des BGH ohne Mitwirkung des Gläubigers, wenn die Verbindlichkeit bei Entstehung der GmbH durch Eintragung im Handelsregister auf diese übergeht.

Wenn und soweit das Gesellschaftsvermögen zur Abdeckung eingegangenen rechtsgeschäftlichen oder gesetzlichen Verbindlichkeiten nicht (mehr) ausreicht, haften auch die Gründungsgesellschafter bis zur Eintragung für alle hierdurch eintretenden Verluste persönlich im Innenverhältnis zur Gesellschaft und müssen dieser alle Fehlbeträge erstatten (Verlustdeckungshaftung). Diese ist unbeschränkt, wenn die Gesellschafter der vorzeitigen Geschäftstätigkeit nicht widersprochen haben; hat der Geschäftsführer diese gegen den Willen der Gesellschafter aufgenommen, tragen sie die Verlustdeckungshaftung auf ihre versprochenen Einlagen beschränkt. Einer unmittelbaren Haftung gegenüber den Gläubigern ist ein Gesellschafter nach der Rechtsprechung jedoch insbesondere in den Fällen der Ein-Mann-GmbH und bei Vermögenslosigkeit der Vor-GmbH - mit Ausnahme der Verlustdeckungsansprüche - ausgesetzt. Scheitert die GmbH-Eintragung und wird der Geschäftsbetrieb sofort eingestellt, verbleibt es bei dieser Verlustdeckungshaftung. Wird das Geschäft jedoch gleichwohl fortgeführt, ohne die Eintragungsabsicht weiterzuverfolgen, haften die Gesellschafter wie bei einer Personengesellschaft (oHG). Wird die GmbH jedoch eingetragen, setzt sich die Einstandspflicht der Gesellschafter nach der Eintragung als Vorbelastungs-/Unterbilanzhaftung bezüglich der vor Eintragung erwirtschafteten Verluste fort; in deren Rahmen ist zudem auch das fehlende Stammkapital wieder aufzufüllen. Angesichts dieser Gefahren sollte daher die Eintragung so schnell wie möglich herbeigeführt werden und eine risikobehaftete Geschäftstätigkeit in der Zwischenzeit unterbleiben.

4.  Eine verschärfte Haftung von Geschäftsführern und Gesellschaftern tritt ein, wenn es wider Erwarten überhaupt nicht zur Eintragung der GmbH in das Handelsregister kommen sollte. Besonders problematisch und risikoreich ist in diesem Zusammenhang die Eingehung von Dauerschuldverhältnissen (z.B. Miet-/Arbeitsverhältnisse) vor Eintragung der Gesellschaft in das Handelsregister. Für den Fall der Fortführung des Unternehmens trotz Aufgabe der Eintragungsabsicht hat das Bundesarbeitsgericht wegen rückständigen Gehalts die direkte Inanspruchnahme der Gesellschafter bejaht.

III. Geschäftsführerpflichten

Der Geschäftsführer einer GmbH hat umfangreiche Pflichten, deren Verletzung oft mit Strafe bedroht und mit erheblichen Haftungsgefahren verbunden ist. Von diesen Pflichten können auch die Gesellschafter den Geschäftsführer nicht befreien. Verletzt oder vernachlässigt ein Geschäftsführer seine Pflichten, so kann er sich nicht damit entschuldigen, er habe nur die Weisungen der Gesellschafter ausgeführt oder diese hätten ihn nicht ausreichend informiert oder er sei gar nur als Strohmann tätig geworden. Aus dem umfangreichen Pflichtenkatalog seien hervorgehoben:

1. Auf allen Geschäftspapieren muss der Firmenname der Gesellschaft in korrekter Form, das heißt genauso, wie er im Handelsregister eingetragen ist, geführt werden. Änderungen oder Abkürzungen bringen für die Geschäftsführer die Gefahr persönlicher Haftung mit sich. Außerdem müssen auf allen Geschäftsbriefen Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht, die Nummer deren Eintragung im Handelsregister (HRB ....) und Familiennamen und mindestens ein ausgeschriebener Vorname aller Geschäftsführer angegeben werden. Druckaufträge für Geschäftspapiere sollten deshalb nicht erteilt werden, bevor die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist.

2. Der Geschäftsführer hat für die GmbH eine ordnungsgemäße, den gesetzlichen Vorschriften entsprechende separate Buchführung einzurichten. Sie ist fortlaufend und zeitnah zu führen. Nach Abschluss jedes Geschäftsjahres hat der Geschäftsführer den Abschluss für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen und zwar grundsätzlich innerhalb dreier Monate nach Ende des Geschäftsjahres; nur für sogenannte kleine Gesellschaften verlängert sich die Frist auf bis zu sechs Monate. Als ordnungsgemäß und fristgerecht aufgestellt gilt der JahresAbschluss nur, wenn vom Geschäftsführer auch fristgemäß unterschrieben ist; es genügt nicht, wenn der Steuerberater den Abschluss unterschreibt, er muss vom Geschäftsführer unterzeichnet werden.

Die Jahresabschlüsse aller mittleren und großen Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen, wenn auch in unterschiedlicher Intensität je nach Größenklasse von einem Wirtschaftsprüfer, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einem vereidigten Buchprüfer geprüft, mit einem Prüfungsvermerk versehen werden. Die Jahresabschlüsse aller Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen innerhalb ebenfalls strikt geltender gesetzlicher Frist dem Registergericht eingereicht und - ebenfalls je nach Unternehmensgröße - auch veröffentlicht werden. Für prüfungspflichtige Gesellschaften ist es unerlässlich, dass möglichst frühzeitig, jedenfalls aber noch vor Abschluss des Geschäftsjahrs, in Absprache mit dem steuerlichen Berater des Unternehmens der Abschlussprüfer bestimmt und bestellt wird. Mit dem Abschlussprüfer muss vor allem der Terminplan auf das genaueste abgesprochen werden.

Obwohl der Geschäftsführer erwarten kann, dass ihn - entsprechend frühzeitige und vollständige Information vorausgesetzt - der steuerliche Berater und der Abschlussprüfer über alle mit Buchführung und Jahresabschluss zusammenhängenden Fragen umfassend beraten und instruieren werden, bleibt es doch der Geschäftsführer, der letztlich die volle Verantwortung trägt. Der Geschäftsführer muss auch den steuerlichen Berater und den Abschlussprüfer daraufhin überwachen, dass sie ordnungsgemäß arbeiten und insbesondere auch die gegebenen Fristen einhalten. Der Geschäftsführer kann sich gegebenenfalls nicht damit entschuldigen, dass die Berater und Prüfer säumig gewesen sind.

Mit Wirkung vom Beginn des Jahres 1986 an hat der Gesetzgeber in den §§ 238 ff. des Handelsgesetzbuches umfangreiche und detaillierte Vorschriften über die Buchführung und Bilanzierung aller Handelsgesellschaften erlassen. Es ist unerläßlich, dass sich der Geschäftsführer wenigstens über die Grundzüge dieser Vorschriften informiert; eine Verletzung der Buchführungspflicht kann gem. § 283 Abs. 1 Nr 5 StGB sogar u.U. die Strafbarkeit des Geschäftsführers zur Folge haben. Von äußerster Wichtigkeit ist ferner, dass der Geschäftsführer stets Geschäfte der GmbH auf das strengste von privaten Angelegenheiten aber auch von den Geschäften anderer Handelsunternehmen, die der Inhaber etwa betreibt, getrennt hält. Jegliche Vermischung im Vermögen, in der Geschäftsabwicklung, im Personal usw. führt im Ergebnis dazu, dass insbesondere die mit der GmbH erstrebte Haftungsbeschränkung nicht anerkannt wird. Wer die Geschäfte der GmbH nicht auf das strikteste von anderen Geschäften getrennt hält, kann sich die Gründung und den Betrieb einer GmbH überhaupt sparen.

3. Die GmbH pflegt ihren Geschäftsführern (nicht den Gesellschaftern als solchen) ein regelmäßiges Gehalt zu zahlen. Solche Gehaltszahlungen sollten immer nur auf der Grundlage einer festen schriftlichen, jederzeit in den Gesellschaftsakten vorzeigbaren Vereinbarung erfolgen. Andererseits empfiehlt es sich dringend, vereinbarte Geschäftsführervergütungen auch regelmäßig auf ein privates Konto des Geschäftsführers auszuzahlen. Über die Zahlung solcher Geschäftsführergehälter hinaus sind in der GmbH während des Jahres laufende oder einmalige Entnahmen grundsätzlich verboten. Ein Verstoß gegen dieses Verbot ist mit vielfältigen Haftungs- aber auch strafrechtlichen Risiken verbunden. Wenn es sich um Auszahlungen handelt, denen weder Gewinnverwendungsbeschlüsse noch wirksame Leistungsvereinbarungen wie unter fremden Dritten zugrundelegen, liegen steuerlich sogenannte verdeckte Gewinnausschüttungen vor (der Anteilseigner wird hierdurch begünstigt, weil Gewinne nur zur Hälfte besteuert werden, die Gesellschaft belastet, weil keine Betriebsausgaben vorliegen). Gewinne dürfen erst ausgeschüttet werden, wenn der Jahresabschluss aufgestellt ist und zusätzlich ein ordnungsgemäßer Gesellschafterbeschluß über die Gewinnverwendung gefaßt worden ist. Dieser Gesellschafterbeschluß sollte jederzeit durch ein schriftliches, datiertes Protokoll nachweisbar sein; nur der in der Bilanz ausgewiesene Gewinn darf ausgeschüttet werden. Die Ausschüttung ist auch steuerrechtlich in der Regel ein schwieriger Vorgang, der nicht ohne Einschaltung des steuerlichen Beraters in Gang gesetzt werden sollte.

4. Um jederzeit die strenge Trennung von Gesellschafter und Gesellschaftssphäre zu gewährleisten, benötigt die GmbH eine gut organisierte Aktenführung. Akten der GmbH und privates Schriftgut müssen sauber voneinander getrennt sein. Nicht nur zur Bilanzfeststellung und Gewinnausschüttung sondern auch noch für vielfältige andere Zwecke ist es wichtig, dass die notwendigen Gesellschafterbeschlüsse formgerecht gefaßt und in Form von Protokollen jederzeit nachprüfbar dokumentiert werden. Wenn die Beschlüsse der Gesellschafter nicht fortlaufend in ein gebundenes Protokollbuch eingetragen werden, sollten die Niederschriften über die Gesellschafterversammlungen fortlaufend numeriert und gesondert abgelegt werden. Bei der Einmann-GmbH bedarf seit 01.01.1992 jedes Rechtsgeschäft zwischen der GmbH und dem Geschäftsführer der schriftlichen Niederlegung.

5. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, den Gesellschaftern Anzeige zu erstatten, wenn ein Verlust in Höhe der Hälfte des Stanmkapitals eingetreten ist. Der Geschäftsführer macht sich strafbar, wenn er diese Verpflichtung verletzt.

6. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, eine Gesellschafterversammlung einzuberufen, wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren ist (§ 49 Abs. 2 GmbHG). Er muss weiter unverzüglich Insolvenzantrag zu stellen, wenn die Gesellschaft überschuldet oder zahlungsunfähig ist. Die Insolvenzantragspflicht besteht jedenfalls immer dann, wenn die GmbH mehr Verluste angesammelt hat als den Betrag ihres Stammkapitals, oder wenn Zahlungsunfähigkeit vorliegt. Der Geschäftsführer ist gehalten, ständig zu prüfen, ob Krisensymptome vorliegen, die zu einem Insolvenzgrund führen können. Besonderheiten gelten für den Fall, dass Gesellschafterdarlehen bestehen. Die Verletzung dieser Verpflichtung zur rechtzeitigen Stellung des Insolvenzantrags kann sowohl zur Strafverfolgung („Insolvenzverschleppung“ bei Verzögerung um mehr als eine bei Sanierungsaussicht zugestandene Frist von drei Wochen) als auch zu persönlicher Haftung des Geschäftsführers für Gesellschaftsschulden führen (§§ 64, 84 GmbHG; i.V.m. § 823 Abs. 2 BGB). Bei Insolvenzverschleppung haftet der Geschäftsführer den Altgläubigern auf den Quotenschaden (d. h. die Verringerung der Insolvenzquote aufgrund der späteren Insolvenzeröffnung; berechnet und geltend gemacht vom Insolvenzverwalter), Neugläubigern unmittelbar sogar auf den sogenannten Kontrahierungsschaden (also den Schaden, der im Eingehen des Geschäftskontaktes überhaupt besteht, sofern nicht dem Geschäftspartner ein Mitverschulden gemäß § 254 BGB zur Last fällt). Dies gilt auch dann, wenn die Überschuldung deshalb nicht erkannt worden ist, weil keine ordnungsgemäßen Bilanzen erstellt wurden. Diese Haftung ist äußerst streng; insbesondere trifft den Geschäftsführer, der den Insolvenzantrag verspätet stellt, die Beweislast, dass sein Unterlassen nicht rechtswidrig und schuldhaft war.

Daneben treten Risiken aus der sogenannten Innenhaftung, d. h. Schäden, die die Gesellschafter aufgrund schuldhafter Fehlentscheidungen erleiden. Im Zweifel ist dem Geschäftsführer daher anzuraten, einen Gesellschafterbeschluß herbeizuführen, da (außer in den Fällen der Existenzgefährdung einer Gesellschaft) ein auf Weisung der Gesellschafter vorgenommener Rechtsakt nicht zu einer Haftung des Geschäftsführers führen kann. Eine in Satzung oder Geschäftsordnung bzw. Anstellungsvertrag vorgesehene Ressortaufteilung ändert nichts an der Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung, beschränkt jedoch deren Pflichtenprogramm auf die Überwachung der sorgfältigen Wahrnehmung der Zuständigkeiten der Geschäftsführerkollegen. In Anstellungsverträgen können für die Fälle lediglich fahrlässiger Schädigung Haftungsbeschränkungen und –ausschlüsse enthalten sein (anders als bei Vorständen einer Aktiengesellschaft). Immer mehr Unternehmen schließen zur Absicherung ihrer Geschäftsführer gegen Schadenersatzklagen interner und externer Art sogenannte „D & O(directors and officers liability)-Versicherungen“ ab.

7. Geschäftsführern, Prokuristen oder zum gesamten Geschäftsbetrieb ermächtigten Handlungsbevollmächtigten darf aus Mitteln der Gesellschaft Kredit nur dann gewährt werden, wenn in Höhe des Kreditbetrags freie Rücklagen vorhanden und in der Bilanz ausgewiesen sind. Der Geschäftsführer haftet persönlich, wenn er entgegen dieser zwingenden gesetzlichen Bestimmung Geld aus der Gesellschaft auszahlt oder die Auszahlung duldet.

8. Der Geschäftsführer muss dem Registergericht unverzüglich eine neue unterzeichnete Gesellschafterliste einreichen, aus der sich Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort der Gesellschafter sowie die Nennbeträge der gehaltenen Stammeinlagen ergeben, wenn sich die Geschäftsanteile einer GmbH, die von mehreren Personen gegründet worden ist, innerhalb von drei Jahren in einer Hand vereinigen. Er muss in diesem Fall unverzüglich die Resteinzahlung bzw. die Stellung der Sicherheiten verlangen, wie sie für den Fall der Einmann-Gründung vorgeschrieben sind (vgl. I.1.). Die Einreichung ist ab 1.1.1999 unbeschadet der Anzeigepflicht für den Notar, der die Abtretung eines Geschäftsanteils beurkundet, bereits vorgeschrieben nach jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung. Bei Verletzung der vorstehenden Verpflichtung haften die Geschäftsführer den Gläubigern der Gesellschaft für einen daraus etwa entstehenden Schaden.

9. Der Geschäftsführer hat umfangreiche Pflichten steuerlicher Art; ihre Verletzung ist häufig mit Strafe bedroht. Für viele Steuern, etwa auch die Lohnsteuer, Umsatz- und Gewerbesteuer, haftet der Geschäftsführer persönlich, wenn sie nicht ordnungsgemäß angemeldet und (zumindest in derselben Quote wie andere Gläubiger bedient werden) abgeführt werden (z.B. gemäß § 69 i.V.m. § 34 der Abgabenordnung). Dass ein Geschäftsführer geglaubt hat, seine Mitgeschäftsführer erledigten die Dinge ordnungsgemäß, kann ihn regelmäßig nicht entlasten, ebenso wenig fehlende steuerrechtliche Kenntnisse. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so sollte deren Verantwortungsbereich jeweils klar schriftlich abgegrenzt sein; andernfalls gehen die Steuerbehörden davon aus, dass jeder Geschäftsführer in vollem Umfang für alle Steuerangelegenheiten verantwortlich ist. Eine Überwachungsverantwortung allerdings trifft auch den nicht für die Buchhaltung zuständigen Mitgeschäftsführer.

In ähnlicher Weise haftet der Geschäftsführer für die ordnungsgemäße Abführung der Sozialversicherungsabgaben, insbesondere der Arbeitnehmeranteile (auch wenn gar kein Lohn mehr tatsächlich ausbezahlt wurde, außer es ist keine ausschöpfbare Kreditlinie mehr vorhanden). Die Nichterfüllung dieser Pflicht ist gem. §§ 14, 266 a StGB sogar unter Strafe gestellt. Das Gericht kann jedoch gemäß § 266 a Abs. 5 StGB von Strafe absehen, wenn der Geschäftsführer der Einzugsstelle spätestens im Zeitpunkt der Fälligkeit schriftlich die Höhe der vorenthaltenen Beträge mitteilt und darlegt, warum die fristgemäße Zahlung trotz ernsthaften Bemühens nicht möglich ist. Bei Nachentrichtung der Beträge innerhalb der von der Einzugsstelle bestimmten Frist bleibt der Geschäftsführer in jedem Fall straffrei.

10. Der Geschäftsführer muss der zuständigen Gemeinde die Gründung der GmbH innerhalb eines Monats nach der notariellen Beurkundung auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck mitteilen; diese setzt das Finanzamt von Amts wegen in Kenntnis. Eine besondere Anmeldepflicht an die zuständige Finanzbehörde vor Eröffnung des Betriebs besteht für eine GmbH, die Waren gewinnen oder herstellen will, an deren Gewinnung, Herstellung etc. eine Verbrauchssteuerpflicht (z.B. Biersteuer) geknüpft ist oder bei der besondere Verkehrssteuern anfallen.

Auch gewerberechtlich gilt die GmbH als selbständige juristische Person. Eine neue Gewerbeanmeldung ist deshalb auch dann erforderlich, wenn die Inhaber oder Geschäftsführer der GmbH schon bisher einen Gewerbebetrieb geführt haben.

Der Geschäftsführer hat ferner dem Handelsregister die jeweils aktuelle Geschäftsanschrift und den Verwaltungssitz mitzuteilen; gleiches gilt für etwaige Änderungen. Diese Anschrift ist (wie der sonstige Registerinhalt) öffentlich zugänglich.

11. Ist die GmbH persönlich haftende Gesellschafterin einer GmbH & Co. KG, so gelten viele der genannten Verpflichtungen auch für die Kommanditgesellschaft. Insbesondere müssen die Geschäftspapiere der GmbH & Co. die gleichen Angaben enthalten, wie sie für die GmbH vorgeschrieben sind (vgl. vorstehend II.1.), und zwar nebeneinander für die GmbH und die KG.

B. Wesentliche Bedeutung für die eintragungsfähigen Vorgänge verschiedener Gesellschaftsformen hat das Handelsregister:

I. Einrichtung und Zweck des Handelsregisters

Das Handelsregister ist eine Einrichtung von zentraler Bedeutung für die Sicherheit und Verlässlichkeit im Geschäftsverkehr. Es gibt beispielsweise Auskunft darüber, wie die korrekte Bezeichnung der Firma Ihres Geschäftspartners lautet, wo sie ihren Hauptsitz hat, welchen Unternehmensgegenstand sie betreibt, wer zeichnungsberechtigt ist, wie hoch das Stamm- bzw. Grundkapital der Gesellschaft sich beläuft, wann Satzungsänderungen vorgenommen wurden etc. Das Handelsregister wird geführt bei einzelnen Amtsgerichten, nicht jedes Amtsgericht verfügt also über ein solches Register.

Das Handelsregister und die Registerakten (also die zur Eintragung eingereichten Unterlagen und Begleitdokumente) sind (anders als das Grundbuch) öffentlich, die Einsicht ist also jedermann gestattet. Auf Wunsch können auch im Handelsregister gegen Erstattung der Selbstkosten Kopien gefertigt werden. Das Amtsgericht - Handelsregister - selbst erteilt außerdem auf Wunsch beglaubigte Abschriften des Registerblattes zu einem Preis von etwa 35.—DM je Registerabschrift.

Bisher wird das Handelsregister noch überwiegend in Papierform (regelmäßig auf großen Karteikarten im DIN-A3-Format) geführt; Pilotversuche einer elektronischen Speicherung sind im Gange. In Österreich ist das „Firmenbuch“ bereits „online“ abrufbar.

Alle Eintragungen im Handelsregister werden zugleich auf Veranlassung des Registergerichts im Bundesanzeiger, Bonn, sowie in einem regionalen Blatt (im Raum Hof die „Frankenpost - Hofer Anzeiger“) veröffentlicht. Die Veröffentlichungskosten werden über das Handelsregister (Justizkasse) mitabgerechnet.

Das Handelsregister genießt (mit gewissen Einschränkungen, vgl. im einzelnen § 15 des Handelsgesetzbuchs = HGB) „positive“ und „negative“ Publizität:

Der Rechtsverkehr kann sich als also grundsätzlich sowohl auf die Richtigkeit der Eintragungen verlassen als auch darauf, dass eintragungspflichtige, jedoch nicht eingetragene Vorgänge nicht existent sind. Dies hat ganz erhebliche praktische Konsequenzen: Hat z. B. die Gesellschafterversammlung einer GmbH einen „unzuverlässigen“ Geschäftsführer bereits abberufen, jedoch versäumt, ihn aus dem Handelsregister zu streichen, und tätigt dieser „Scheingeschäftsführer“ weiterhin Geschäfte, ist die Gesellschaft daran gebunden, solange der andere Vertragspartner keine positive Kenntnis von der Abberufung hatte.

Bis auf wenige Ausnahmen sind anmeldepflichtige Tatsachen in öffentlich, d. h. notariell, beglaubigter Form einzureichen. Soweit eine Anmeldung zulässigerweise durch Vertreter erfolgt, muss auch die Vollmacht notariell beglaubigt sein (§ 12 HGB). In aller Regel wird jedoch nicht nur Ihre Unterschrift beglaubigt, sondern der Notar formuliert auch den Text der Anmeldung gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und gemäß Ihren Angaben. Ohne Beglaubigung wird lediglich die rein ziffernmäßige Umstellung des Stamm/Grundkapitals von DM auf Euro eingetragen (Art. 45 EGHGB, § 4 EGAktG), wobei jedoch eine Glättung dieses Betrags durch Kapitalherabsetzung oder Kapitalerhöhung wiederum notariell beglaubigt werden muss.

Das Handelsregister ist untergliedert in zwei Abteilungen, „A“ und „B“. Unternehmen werden dort in fortlaufender Nummerierung eingetragen, so dass zur Angabe der Registrierungsstelle das Amtsgericht, die Abteilung und eine Nummer notwendig sind. Zumeist wird vor der Abteilung das gerichtsinterne Kürzel „HR“ (= Handelsregister) angefügt, so dass das gesamte Zitat z. B. lautet: „Blitzblank-Reinigungs-GmbH, AG Flensburg, HRB 480“. In der Abteilung „A“ werden einzelkaufmännische Unternehmungen, offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften (einschließlich der GmbH & Co. KG) sowie andere Handelsgesellschaft wie etwa die „Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV) eingetragen; zuständig ist bei der gerichtsinternen Aufgabenverteilung der Rechtspfleger. In Abteilung „B“ werden die sogenannten „Kapitalgesellschaften“ eingetragen, insbesondere also die GmbH, die Aktiengesellschaft und die Kommanditgesellschaft auf Aktien. Da bei den in Abteilung „B“ registrierten Unternehmen kein vollhaftender Gesellschafter vorhanden ist, müssen die Eintragungen dort besonders genau geprüft werden (z. B. hinsichtlich der Kapitalaufbringung etc.), so dass für den Bereich „B“ nicht der Rechtspfleger, sondern der Registerrichter selbst zuständig ist. In der Praxis werden die Eintragungen jedoch durch den Rechtspfleger vorgeprüft und vorbereitet. Die in Abteilung „B“ eingetragenen Gesellschaften bezeichnet man auch als „juristische Personen“.

Die für die Handelsregisteranmeldung anfallenden Notargebühren richten sich nach dem Inhalt der anzumeldenden Tatsachen (wobei in der Kostenordnung für Notare und Gerichte wiederum unterschieden wird, ob es sich um Vorgänge mit einem bestimmten Geschäftswert, z. B. die Erhöhung des Stammkapitals, handelt oder um Vorgänge ohne bestimmten Geschäftswert, z. B. die Abberufung eines Geschäftsführers). Die Kosten sind ferner unterschiedlich je nachdem, ob der Notar lediglich die Unterschrift beglaubigt oder aber den Text der Anmeldung selbst entwirft.

Die für die Eintragung und Bekanntmachung im Handelsregister bzw. Bundesanzeiger selbst anfallenden Kosten werden durch die Justizkasse per Kostenbescheid erhoben. Auch sie richten sich nach dem Inhalt der einzutragenden Tatsache und dem textlichen Umfang der Bekanntmachung. Seit einer Entscheidung des europäischen Gerichtshofs zu portugiesischen Registerkosten („Modelo-Entscheidung“) wird die gerichtliche Kostenordnung bei aufwändigeren Anmeldungen mit hohem Geschäftswert nicht mehr angewendet, um nicht europarechtlich verbotene „Gesellschaftssteuern“ zu erheben; an deren Stelle treten bis zu einer gesetzlichen Neuordnung aufwandsbezogene Schätzgebühren.

 II. Anmeldepflichtige Vorgänge, unabhängig von der Rechtsform

Bestimmte „Grunddaten“ des Geschäftsverkehrs müssen für Unternehmen, die im Handelsregister registriert sind, stets angemeldet werden, unabhängig davon, ob es sich beispielsweise um offene Handelsgesellschaften (OHG), Kommanditgesellschaften (KG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaften (AG) etc. handelt. Zu nennen sind etwa folgende Umstände:

• die „Firma“, d. h. die Bezeichnung, unter der das Unternehmen bzw. der Einzelkaufmann im Geschäftsverkehr auftritt. Die gewählte Firma muss den Grundsätzen der Firmenklarheit und Firmenwahrheit entsprechen, insbesondere darf sie keine Täuschungsgefahr hervorrufen. Sofern der Handelsregisterführer insoweit Zweifel hat, wird er eine sachverständige Äußerung der örtlich zuständigen Industrie- und Handelskammer einholen. Es empfiehlt sich also, gegebenenfalls die beabsichtigte Firmenbezeichnung unmittelbar mit dem Referenten der IHK zu besprechen und sich eine kurze schriftliche Bestätigung aushändigen zu lassen, dass dort keine Bedenken bestehen.

Das Handelsregister und die Industrie- und Handelskammer prüfen jedoch ausdrücklich nicht, ob die Firma ausreichende Unterscheidbarkeit von anderen in ähnlicher Branche und lokalem Umfeld tätigen Unternehmen aufweist. Insoweit handelt es sich um wettbewerbsrechtliche Fragen, die nur aufgegriffen werden, wenn die Wettbewerber (z. B. wegen des „Trittbrettfahrer-Effekts“) hiergegen vorgehen sollten und eine Abmahnung aussprechen oder auf Unterlassung klagen.

• Der Ort (bzw. Sitz) der Hauptniederlassung, ebenso deren Verlegung oder Schließung müssen angemeldet werden, §§ 29, 31, 107 HGB. Im Register wird dabei nur die Bezeichnung der politischen Gemeinde eingetragen, nicht die Postanschrift der Geschäftsräume. Diese ergibt sich allerdings aus den zur Eintragung eingereichten Unterlagen. Wird der Sitz innerhalb derselben politischen Gemeinde verlegt, genügt es, dies einfach schriftlich dem Register mitzuteilen, andernfalls muss eine förmliche Anmeldung erfolgen.

• Auch Zweigniederlassungen müssen hinsichtlich ihrer Errichtung, Verlegung und Aufhebung angemeldet werden (§§ 13 ff. HGB). Besonderheiten gelten bei Anmeldungen inländischer Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen. Unter „Zweigniederlassung“ ist dabei nicht eine bloße „Filiale“ oder „Betriebsstätte“ zu verstehen, sondern ein Teilbetrieb mit gewisser Selbständigkeit, beispielsweise auch eigenem Buchungskreis, und möglicherweise auf diese Zweigniederlassung beschränkten Prokuren. Da durch die Errichtung von Zweigniederlassungen die Handelsregisterkosten sich vervielfachen (Änderungen der Grunddaten, z. B. der Firma oder des Stammkapitals, sind ja dann bei allen Registergerichten der Zweigniederlassungen einzutragen!), sollte hiervon nur zurückhaltend Gebrauch gemacht werden. Die Anmeldung einer Änderung der Zentraldaten erfolgt beim Registergericht des Hauptsitzes, wobei Zweitschriften in ausreichender Zahl beizufügen sind; das Zentral-Registergericht versendet diese nach Vollzug im eigenen Register an die Amtsgerichte der Zweigniederlassungen.

• Erteilung, Änderung und Erlöschen von Prokuren sind ebenfalls anzumelden, § 53 HGB. Dabei wird Vor- und Zuname, Geburtsdatum und die Vertretungsform (Einzelprokura oder Gesamtprokura) eingetragen. Auch besondere Erweiterungen der Prokura, z. B. Befugnis zur Veräußerung von Grundstücken oder die Ermächtigung zur Vornahme von Geschäften mit sich selbst oder als Vertreter eines dritten Unternehmens (sogenannte „Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB“) sind einzutragen. Bei der Prokura handelt es sich um eine standardisierte Form der Vollmacht, die für die typischen Handelsgeschäfte erteilt wird, betragsmäßig jedoch im Außenverhältnis nicht begrenzt ist. Nur zu Grundlagengeschäften sowie zur Abgabe von Registeranmeldungen etc. ist der Prokurist nicht befugt. Der Prokurist muss auch eine „Unterschriftsprobe“ zu den Registerakten hinterlegen.

Zur näheren Information über die Prokura, ihren Umfang und die diesbezüglichen Eintragungen kann ich Ihnen gern das diesbezügliche Sonder-Merkblatt „Prokura“ zur Verfügung stellen.

• Einzutragen sind ferner bestimmte Tatsachen, die die Verfügungsmacht des Unternehmers beschränken, insbesondere die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens (§ 32 HGB) sowie dessen Aufhebung, die Bestellung eines vorläufigen Insolvenzverwalters, die Anordnung der Zustimmungsbedürftigkeit bestimmter Rechtsgeschäfte etc. Diese Eintragungen erfolgen „von Amts wegen“ auf Ersuchen des Insolvenzgerichts. Gleiches gilt für die aufgrund Ablehnung der Insolvenzeröffnung mangels Masse kraft Gesetzes eintretende Auflösung der Gesellschaft („Zwangsliquidation“) oder die wegen absoluter Vermögenslosigkeit stattfindende „Amtslöschung“.

III. Anmeldungen für einzelne Unternehmensformen

Das Handelsgesetzbuch (HGB), das GmbH-Gesetz (GmbHG), das Aktiengesetz (AktG) und weitere Spezialgesetze enthalten je nach der Rechtsform des Unternehmens zahlreiche Vorschriften über Umstände und Tatsachen, die eintragungspflichtig oder zumindest eintragungsfähig sind und daher notariell beglaubigter Registeranmeldung bedürfen. Die wichtigsten darf ich Ihnen nachfolgend vorstellen.

1.  Einzelkaufmann

a)  Eingetragen wird der Einzelkaufmann unter der von ihm gewählten Firma (Sach- oder Personenfirma), die üblicherweise auf die Art seiner Tätigkeit hinweist. Sie muss den Zusatz „e. K.“ oder „e. Kfm.“ bzw. „e. Kffr.“ enthalten (eingetragener Kaufmann bzw. eingetragene Kauffrau). Es besteht eine Pflicht zur Eintragung, sobald das Geschäft einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, also gewissen Umfang hinsichtlich Umsatz, Arbeitsteilung, Mitarbeiterzahl, Ausbildung von Lehrlingen etc. erreicht hat. Bei Neueintragungen bezüglich eines bisher noch nicht ausgeübten Gewerbes ist ausschlaggebend, ob das Erreichen eines solchen „kaufmännischen Umfangs“ in absehbarer Zeit beabsichtigt ist. Nur Gewerbetreibende können sich eintragen lassen, nicht aber beispielsweise Freiberufler.

Aufgrund der Eintragung im Handelsregister - die im Rechtsverkehr zugleich als Nachweis einer gewissen Marktbedeutung gewertet wird - gelten für den Kaufmann neben den allgemeinen Bestimmungen des BGB die strengeren Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (z. B. höhere Verzugszinsansprüche, erleichterter Vertragsschluss durch Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben, geringere Formerfordernisse bei Bürgschaften etc.) Dies kann den geschäftlichen Umgang zwar erleichtern, aber auch die Risiken für den Geschäftsmann erhöhen.

b) Verkauf oder schenkweise Übertragung eines Handelsgewerbes mit Fortführung der Firma durch den Erwerber (ergänzt um einen Inhaberzusatz, der auf den neuen Geschäftsinhaber hinweist) sind ebenfalls einzutragen. Sofern die Firmenbestandteile im Kern fortgeführt werden, haftet der Erwerber gemäß § 25 HGB für die Verbindlichkeiten, die im Handelsgeschäft noch vom Veräußerer begründet wurden, es sei denn, diese Haftung wird im Übernahmevertrag ausgeschlossen und der Ausschluss alsbald im Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht. Der Rechtsverkehr hat einen Anspruch darauf zu erfahren, ob er sich wegen der Schulden des früheren Inhabers auch an den nunmehrigen Unternehmensinhaber wenden kann. Die Eintragung des Haftungsausschlusses aufgrund notarieller Anmeldung hat also für den Erwerber eines Handelsgeschäfts ganz außerordentliche Bedeutung. Der Vollständigkeit halber sei noch angeführt, dass auch aufgrund anderer Vorschriften (z.B. § 75 Abgabenordnung) eine Haftungsübernahme in einzelnen Bereichen, z. B. für betriebliche Steuern, eintritt, die allerdings nicht ausschließbar ist.

c)  Auch die Verpachtung eines einzelkaufmännischen Betriebs und die Beendigung des Pachtverhältnisses sind anzumelden.

 d) Das Erlöschen einer Firma aufgrund Einstellung der Geschäftstätigkeit muss nach Abschluss der Abwicklung durch den Inhaber angemeldet werden. Sofern ein vollkaufmännischer Betrieb z. B. durch Umsatzrückgang auf einen „minderkaufmännischen“ Umfang herabsinkt, kann die Eintragung im Register gelöscht werden, sie muss es aber nicht. Der Kaufmann sollte dabei bedenken, dass er mit Anmeldung des Erlöschens der Firma aufgrund minderkaufmännischen Umfangs den Schutz seiner Firmenbezeichnung vor Nachahmern verliert!

2.  Offene Handelsgesellschaft (OHG)

Anders als der oben 1 behandelte einzelkaufmännische Betrieb hat die OHG mehrere „Inhaber“, sogenannte „persönlich haftende Gesellschafter“ (die mit ihrem gesamten, also auch dem Privatvermögen, für die Verbindlichkeiten der OHG haften !) Diese Rechtsform sollte also nur gewählt werden, wenn entweder eine wenig riskante Tätigkeit ausgeübt wird und keine Bankverschuldung erforderlich ist oder aber wenn sich die Inhaber „auf Gedeih und Verderb“ mit ihrem Unternehmen identifizieren und dies auch nach außen hin kundtun wollen.

Einzutragen sind insbesondere

a)  die „Gründung“ einer OHG, sei es zur Fortführung eines erworbenen einzelkaufmännischen Unternehmens oder zur Neugründung, wobei ein vollkaufmännischer Umfang nicht nachgewiesen werden muss. Auch eine sogenannte „Gesellschaft des bürgerlichen Rechts“, die selbst in keinem Register eingetragen wird, kann sich durch freiwillige Anmeldung zur OHG „hochstufen“, sie erreicht dadurch eine deutlichere Verselbständigung aufgrund der nun für sie geltenden §§ 105 ff. HGB (im Unterschied zu §§ 705 ff. BGB). Anzugeben ist dabei neben Firma, Sitz, persönlich haftenden Gesellschaftern auch der Zeitpunkt, an dem die Gesellschaft begonnen hat (bei Kleingewerbetreibenden und Vermögensverwaltungsgesellschaften muss dies der Tag der Eintragung im Register sein!).

b) Bezüglich der persönlich haftenden Gesellschafter sind weitere Eintragungen veranlasst, sofern deren Vertretungsbefugnis im Außenverhältnis vom gesetzlichen Leitbild (Einzelvertretungsmacht jedes Gesellschafters) abweicht oder wenn sie gar von der Vertretung ausgeschlossen sind; ferner bei jedem Wechsel eines Gesellschafters durch Geschäftsanteilsabtretung, Erbfolge, Ein- oder Austritt. Die Anmeldung muss stets durch alle Gesellschafter unterzeichnet werden, wobei auch eine notariell beglaubigte Vollmacht hierfür erteilt werden kann. Vorsorglich sei der ausscheidende Gesellschafter noch darauf hingewiesen, dass er gemäß § 159 HGB noch fünf Jahre lang weiterhaftet für die Verbindlichkeiten, die bei seinem Ausscheiden bestanden. Scheidet der „vorletzte“ Mitgesellschafter aus, kann der verbleibende Gesellschafter das Geschäft als einzelkaufmännischen Betrieb (mit derselben Registernummer) fortführen.

c)  Besonderheiten gelten bei Versterben eines Gesellschafters. Maßgeblich ist zunächst, ob der Gesellschaftsvertrag den Anteil überhaupt vererblich gestellt hat (wovon das HGB im Zweifel ausgeht), den unmittelbaren Eintritt bestimmter Personen vorsieht (Eintrittsklausel), bestimmte Personen zur Erbfolge nur abstrakt zulässt (qualifizierte Nachfolgeklausel) oder aber pauschal den/die gesetzlichen bzw. testamentarischen Erben beruft. Der Übergang des Gesellschaftsanteils (der steuerlichen Mitunternehmerstellung) erfolgt durch sogenannte „Sonderrechtsnachfolge außerhalb des Nachlasses“. In jedem Fall ist der Gesellschafterwechsel anzumelden, möglicherweise auch der Firmenwechsel, sofern z. B. einzelne Erben nur als bloße Kommanditisten eintreten wollen (Wechsel zur Kommanditgesellschaft, nachstehend 3).

d) Anzumelden und einzutragen sind schließlich auch die Auflösung der Gesellschaft durch Beschluss oder kraft Gesetzes, die Bestellung von Liquidatoren (im Zweifel führen alle bisherigen persönlich haftenden Gesellschafter die Liquidation gemeinsam durch), deren Vertretungsbefugnis (soweit von der gesetzlichen Vermutung der gemeinsamen Gesamtvertretung abweichend) und das Erlöschen der Firma nach Beendigung der Liquidation. Im Liquidationsstadium führt die Firma den Zusatz „i. L.“ (= in Liquidation).

3.  Kommanditgesellschaft (KG)

Im Unterschied zur offenen Handelsgesellschaft haften bei der Kommanditgesellschaft nicht alle Gesellschafter unbeschränkt auch mit ihrem Privatvermögen, sondern nur mit einer sogenannten „Hafteinlage“, die im Handelsregister miteingetragen wird (oft auch „Kommanditeinlage“ genannt). Letztere, nur beschränkt haftende Gesellschafter werden „Kommanditisten“ genannt, der oder die vollhaftenden Gesellschafter dagegen „Komplementäre“. Zur Geschäftsführung im Innenverhältnis und zur Vertretung der Gesellschaft im Außenverhältnis sind nur Komplementäre befugt (Kommanditisten können allerdings zu Prokuristen ernannt werden). Sofern der Kommanditist die versprochene Hafteinlage tatsächlich an die Gesellschaft erbracht hat (und sie nicht später wieder zurückerhalten hat), ist seine Haftung im Außenverhältnis erloschen.

Im Regelfall ist also der Kommanditist bloßer „Geldgeber“, der allerdings daneben auch (z. B. aufgrund eines Arbeits- oder Dienstvertrags) für die Gesellschaft tätig sein kann. Insbesondere Fonds-Gesellschaften, auch steuerrechtlich motivierte „Abschreibungsmodelle“ werden häufig in der Rechtsform einer Kommanditgesellschaft aufgelegt. Registerrechtlich erweist sich hier als hinderlich, dass viele Eintragungen, insbesondere auch Gesellschafterwechsel, auch hier von allen Gesellschaftern angemeldet werden müssen. Bei sogenannten „Publikums-KGs“ mit oft vielen hundert Gesellschaftern ist dies praktisch kaum durchführbar, so dass in aller Regel der eintretende Kommanditist dem jeweiligen Komplementär eine pauschale, notariell beglaubigte Vollmacht zu seiner Vertretung bei allen künftigen Handelsregistereintragungen erteilt. Wer vorsichtig ist, wird diese Vollmacht jedoch dahingehend beschränken, dass sie nicht zu Änderungen bezüglich der eigenen Eintragung (z. B. zu einer Erhöhung der Haftsumme, die möglicherweise so gar nicht vereinbart war) berechtigt. Sachdienliche Formulierungen hierzu erhalten Sie gern im Notariat.

Die eintragungspflichtigen und -fähigen Tatsachen entsprechen weitgehend den oben 2 geschilderten, allerdings mit der Besonderheit, dass auch der „Statuswechsel“ vom Kommanditisten zum Komplementär und umgekehrt einzutragen ist. Beim Kommanditisten wird zusätzlich die Haftsumme angegeben, ebenso deren Erhöhung oder Herabsetzung. Wird eine Kommanditistenstellung im Weg der Sonderrechtsnachfolge (durch Schenkung oder Kauf) an einen anderen übertragen, ist ferner anzugeben, ob der ausscheidende Kommanditist hierfür eine Vergütung seitens der Gesellschaft erhalten hat oder sie ihm versprochen wurde (dies würde nämlich zum Wiederaufleben seiner Haftung führen !) Dies ist regelmäßig nicht der Fall, vielmehr erhält der ausscheidende Gesellschafter einen „Kaufpreis“ aus dem Privatvermögen des eintretenden Gesellschafters, der damit die bereits geleistete Hafteinlage des ausscheidenden Gesellschafters übernimmt.

Eine Sonderform der Kommanditgesellschaft bildet die „GmbH & Co. KG“. Bei ihr ist Komplementär (und damit geschäftsführender und vollhaftender Gesellschafter) nicht eine natürliche Person, sondern eine juristische Person, und zwar regelmäßig eine GmbH (aber auch eine AG ist z. B. denkbar). Der oder die jeweiligen Geschäftsführer der GmbH vertreten also unmittelbar diese und mittelbar - als Organe der GmbH - zugleich die Kommanditgesellschaft. In einer Notarurkunde über einen Grundstücksverkauf durch eine GmbH & Co. KG wird also aufgeführt: Herr Franz Müller, handelnd als Geschäftsführer der „X Verwaltungs-GmbH“, diese wiederum handelnd als Komplementärin der „X GmbH & Co. KG“.

Die Firma der GmbH & Co. KG muss sich von der Firma ihrer Komplementärin um mehr als nur den Zusatz „& Co. KG“ unterscheiden, so dass in der Praxis entweder bei der Firma der GmbH ein Zusatz („Verwaltungs-“, „Beteiligungs-“) zugefügt wird oder aber die KG eine zusätzliche Gegenstandsangabe erhält (z. B.: „X GmbH & Co. Immobilien KG“). Die GmbH & Co. KG weist zwar durch das Vorhandensein zweier Gesellschaften gewisse Schwerfälligkeiten auf, kombiniert allerdings steuerliche Vorteile der Personengesellschaft (KG) mit denen der Kapitalgesellschaft (GmbH). (Beispiel: Für den Geschäftsführer der GmbH können wirksam Rückstellungen für betriebliche Pensionszusagen gebildet werden; die KG wiederum ist seit der Steuerreform weitgehend gewerbesteuerfrei.) Da regelmäßig die GmbH nicht am Vermögen der KG beteiligt (also ohne festes Kapitalkonto ausgestattet) ist, ergibt sich zugleich eine Trennung zwischen der Ebene des Vermögens und der Gewinnverteilung, einerseits (= Kommanditgesellschaft), und der Ebene des Management, andererseits (= Komplementär-GmbH). So kann ein Einzelunternehmer, der seinen Betrieb an die Kinder abgeben möchte, die jedoch diesen nicht leiten können, seine Kinder als Kommanditisten in die KG aufnehmen und als Geschäftsführer der Komplementär-GmbH einen fremden Manager einstellen (anders als bei der OHG und der reinen Kommanditgesellschaft, bei der der sogenannte „Grundsatz der Selbstorganschaft“ gilt, d. h. Geschäftsführer und Vertreter nach außen muss ein persönlich haftender Gesellschafter sein).

Bei der GmbH & Co. KG sind die Registeranmeldungen bei der GmbH (dazu anschließend) und bei der KG auseinanderzuhalten. Anmeldungen bei der KG müssen - wie immer - durch alle Gesellschafter erfolgen, also auch durch den Geschäftsführer der GmbH. Letzterer wird regelmäßig durch notariell beglaubigte Vollmacht dazu ermächtigt, alle Registeranmeldungen für die KG vorzunehmen (z. B. Wechsel eines Kommanditisten, Erhöhung seiner Hafteinlage etc.), insbesondere wenn es sich um sogenannte „Publikums-Kommanditgesellschaften“ mit großem Gesellschafterkreis handelt. Beim Geschäftsführer der GmbH kann auch eingetragen werden, dass er für die Zwecke der Vertretung der GmbH im Verhältnis zur KG von den gesetzlichen Vertretungsverboten (§ 181 BGB) befreit ist.

Eine Sonderform der GmbH & Co. KG bildet die sogenannte „Einheits-GmbH & Co. KG“, bei der die Kommanditgesellschaft alleinige Gesellschafterin der GmbH ist. Durch diese „verschlungene“ Struktur wird erreicht, dass die GmbH (und damit diejenige Ebene, auf der dem Geschäftsführer als ausführendem Organ Weisungen erteilt werden können) und die KG (also die Besitz-Ebene) immer in gleicher Hand sich befinden.

4.  Kapitalgesellschaften

Die nunmehr vorzustellenden Kapitalgesellschaften bilden sogenannte „juristische Personen“ des Zivilrechts, existieren also unabhängig vom Kreis der jeweiligen Gesellschafter. Sie können sogar entstehen und fortbestehen, wenn nur (noch) ein Gesellschafter vorhanden ist (Beispiel: sogenannte „Ein-Personen-GmbH)).

Da in diesen Fällen keine vollhaftende Person vorhanden ist, sondern für Verbindlichkeiten der Kapitalgesellschaft nur deren eigenes Vermögen einsteht, findet zum Schutz des Rechtsverkehrs eine strengere Registerkontrolle statt. (Beispiel: Vor der Eintragung einer GmbH wird in aller Regel durch Kontrolle der vorzulegenden Kontoauszüge geprüft, ob die Mindeststammeinlage eingezahlt ist.) Sie werden in einer eigenen Abteilung (Abteilung „B“) des Handelsregisters eingetragen; zuständig für die Bearbeitung ist der Registerrichter, nicht der Rechtspfleger, der jedoch auch diese Eintragungen in aller Regel vorbereitet.

Erläuterungen zu umwandlungsrechtlichen Vorgänge sind in einem gesondertem Merkblatt enthalten, ebenso materiell-rechtliche Fragen zur GmbH und zur AG. Auf Wunsch erhalten Sie diese gerne ausgehändigt.

a) Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Anders als bei der offenen Handelsgesellschaft und der KG ist bei Kapitalgesellschaften die Eintragung der Gesellschaft in das Register konstitutiv, d. h. die GmbH entsteht erst dann, wenn die Registereintragung aufgrund Anmeldung vollzogen ist. Auch wenn der notarielle Gründungsvertrag bereits protokolliert ist, sollten daher Geschäfte im Namen der GmbH möglichst vor Eintragung nicht stattfinden (zum einen haftet der Handelnde hierfür - jedenfalls bis zur Eintragung - persönlich, zum anderen - und dies ist weit gefährlicher - haften die Gesellschafter auch nach der Eintragung noch für die Lücken im Stammkapital, die bei der Eintragung aufgrund solcher vorzeitigen Geschäfte zu verzeichnen sind).

Bei der Gründung der GmbH sind anzumelden:

• die Firma (also der Name der GmbH, der als Sach- oder als Personalfirma oder als gemischte Firma gebildet sein kann, und den Zusatz „GmbH“ oder „Gesellschaft mbH“ aufweisen muss)
• der Sitz
• der Gegenstand des Unternehmens und
• das Stammkapital (in EURO, mindestens 25.000)

Anzumelden und einzutragen ist ferner die sogenannte „abstrakte Vertretungsregelung“ (also die Bestimmung, welche Varianten für die Vertretung im Außenverhältnis möglich sind - z. B.: Ist nur ein Geschäftsführer vorhanden, vertritt dieser stets allein, sind mehrere vorhanden, vertreten sie gemeinschaftlich, es sei denn, durch Gesellschafterbeschluss wird ihnen Einzelvertretungsbefugnis erteilt), ferner die Person (Name, Geburtsdatum, Wohnanschrift) und die konkrete Vertretungsregelung des bzw. der Geschäftsführer. Informatorisch - jedoch ohne Eintragung in das Handelsregister, allerdings üblicherweise zur Bekanntmachung in den Gesellschaftsblättern - ist die Geschäftsadresse der GmbH anzugeben. Nur für die Registerakten bestimmt  sind schließlich Angaben über Personalien und Beteiligung der einzelnen Gesellschafter und die Höhe der von diesen bisher bereits geleisteten Einlagen sowie den Betrag des Gründungsaufwands, der aus dem Stammkapital bereits vor Eintragung entnommen werden kann und von der Gesellschaft getragen wird (Notargebühren, Registerkosten, Rechts- und Steuerberatungsaufwand).

Das Registergericht prüft regelmäßig anhand von in Kopie einzureichenden Kontoauszügen, ob die Stammeinlagen tatsächlich wie angemeldet auf einem Konto der GmbH eingegangen sind. Ferner müssen die Geschäftsführer Unterschriftsproben hinterlegen und versichern, dass sie nicht gemäß §§ 283 bis 283d des Strafgesetzbuchs (betrügerischer Bankrott etc.) vorbestraft sind oder einem Berufsverbot unterliegen. Diese Anmeldungen müssen durch die Geschäftsführer stets persönlich vor einem deutschen Notar unterzeichnet werden.

Handelt es sich im Ausnahmefall nicht um eine Bargründung, sondern um eine Sachgründung, bei der die Stammeinlage zumindest eines Gesellschafters durch Übertragung von Gegenständen an die Gesellschaft herbeigeführt wird, müssen ferner die zur Erfüllung der Einlageverpflichtung geschlossenen Verträge und Nachweise, aus denen sich die Werthaltigkeit der Sacheinlage ergibt, z. B. Einkaufsrechnungen, Sachverständigengutachten etc., beigebracht werden. Diese unterliegen zum Nachweis der vollständigen Kapitalaufbringung besonders strenger Kontrolle durch den Registerrichter. Die Kontrolle des Registergerichts beschränkt sich jedoch in jedem Fall auf den Zeitpunkt der Eintragung; ab diesem Moment steht das Kapital für Betriebszwecke zur Verfügung.

Der volle Satzungswortlaut und eine Liste der Gesellschafter (mit Name, Anschrift, Geburtsdatum und Betrag der gezeichneten Stammeinlage) sind zur Verwahrung bei den sogenannten Registerakten zu hinterlegen; sie werden aber weder in das eigentliche Handelsregister eingetragen noch in den Bekanntmachungsblättern veröffentlicht. Die Einsicht in die Registerakten steht allerdings jedem Interessenten offen.

Notariell zu beurkunden und sodann durch die Geschäftsführung in vertretungsberechtigter Zahl anzumelden und zumindest in der Bemerkungsspalte im Handelsregister auch zu vermerken sind alle künftigen Änderungen der Satzung, also nicht nur die eintragungspflichtigen Tatsachen wie Firmenänderung, Gegenstandsänderung, Sitzverlegung oder Kapitalveränderung (Erhöhung oder Herabsetzung). Veränderungen des Stammkapitals müssen durch alle Geschäftsführer angemeldet werden; dabei muss zugleich versichert werden, dass die übernommenen Einlagen - zumindest hinsichtlich ihrer Mindestquote (¼) - eingezahlt oder durch Sacheinlage erbracht worden sind. Falsche Versicherungen der Geschäftsführer im Zusammenhang mit der Aufbringung des Kapitals (sowohl bei Gründung als auch bei späterer Kapitalerhöhung) sind strafbar. Der Notar muss jeweils mit dem Protokoll mit dem Beschluss zur Satzungsänderung eine neue komplette Satzung mit aktuellem Wortlaut einreichen; dies geschieht als gebührenfreies Nebengeschäft.

Die Bestellung oder Abberufung eines Geschäftsführers (wie auch die Niederlegung des Amts durch den Geschäftsführer; hierzu erhalten Sie gern in gesondertem Merkblatt zusätzliche Informationen) werden - anders als die vorstehend behandelten Satzungsänderungen - schon wirksam durch den Beschluss der Gesellschafter; ein Dritter kann sich jedoch bis zur Eintragung in das Handelsregister auf den abweichenden Registerwortlaut berufen. (Beispiel: Ist der bisherige, bereits abberufene Geschäftsführer noch eingetragen und unterzeichnet er noch Verträge im Rahmen der Gesellschaft, sind diese gegenüber einem gutgläubigen Dritten wirksam, und es empfiehlt sich also, solche Änderungen sehr rasch zum Register anzumelden.) Die Anmeldung kann durch den neuen Geschäftsführer vorgenommen werden, der Gesellschafterbeschluss muss beigefügt werden.

Die Abtretung von Gesellschaftsanteilen bedarf der notariellen Beurkundung, wird aber (wie auch sonstige Gesellschafterwechsel, z. B. aufgrund Erbfolge) nicht im Handelsregister eingetragen. Allerdings muss nach Wirksamwerden der Abtretung eine neue Gesellschafterliste, unterzeichnet vom Geschäftsführer, zu den Registerakten eingereicht werden. Im Regelfall wird dies vom Notariat miterledigt.

Bei der beherrschten Gesellschaft - regelmäßig handelt es sich um GmbHs - sind ferner sogenannte „Organverträge“ (Beherrschungs- und/oder Gewinnabführungsverträge) anzumelden, nachdem sowohl die Gesellschafterversammlung der beherrschten Gesellschaft (mit ¾-Mehrheit) als auch die Gesellschafterversammlung der beherrschenden Gesellschaft zugestimmt haben. Die Eintragung in das Handelsregister der beherrschten Gesellschaft spätestens ein Jahr nach Wirksamwerden des Organvertrags ist auch steuerliche Wirksamkeitsvoraussetzung. Der Rechtsverkehr hat großes Interesse an solchen Eintragungen, weil sich aus einer solchen Eingliederung und Gewinnabführung zugleich die Verpflichtung für die Obergesellschaft ergibt, etwa entstehende Verluste der beherrschten Gesellschaft zu übernehmen („Konzernhaftung“). Steuerlich bieten solche Organschaften, die sowohl für Zwecke der Körperschaftssteuer, der Umsatzsteuer und der Gewerbesteuer geschaffen werden können, den Vorteil, dass eine Verrechnung von Gewinnen der einen mit Betriebsausgaben der anderen Gesellschaft, die z. B. im Zusammenhang mit der Anschaffung von Beteiligungen an Kapitalgesellschaften stehen und demnach ab 2002 nicht mehr zu berücksichtigen wären, möglich wird.

Ab dem Jahr 2002 gilt eine faktische Registersperre für solche GmbHs, deren Stammkapital noch nicht auf EURO lautet. Bevor das Registergericht irgendeine angemeldete andere Kapitalmassnahme einträgt, muss ein Beschluss über die Umstellung auf den EURO miteingereicht werden. Dies kann erfolgen als bloße zahlenmäßige Umstellung (allerdings mit der Folge krummer EURO-Beträge) in lediglich schriftlicher Form, also ohne notarielle Beurkundung des Beschlusses und Beglaubigung der Anmeldung oder aber (so in der Regel) verknüpft mit einer Glättung der Beträge durch Kapitalerhöhung im Weg der Bareinzahlung oder aus Gesellschaftsmitteln (Kapital- oder Gewinnrücklagen) zur Schaffung auch neuer glatter EURO-Stammanteile. In letzterem Fall sind die allgemeinen Vorschriften zu beachten; der Beschluss ist notariell zu beurkunden und durch notariell beglaubigte Erklärung durch alle Geschäftsführer anzumelden.

b) Aktiengesellschaft

Auch die Aktiengesellschaft entsteht (wie die GmbH) als Kapitalgesellschaft erst mit ihrer Eintragung in das Register. Über die rechtlichen Schritte zur Gründung einer AG, deren Organe, Kapitalmaßnahmen und andere Beschlüsse sowie die Grundlagen der Besteuerung von Aktiengesellschaften unterrichtet Sie ein getrenntes Merkblatt, das Sie gern bei mir anfordern können.

In das Handelsregister eingetragen werden neben Firma, Sitz und Gegenstand der Gesellschaft die Personen (Namen und Geburtsdatum) der Vorstände, deren konkrete Vertretungsbefugnis (Einzelvertretungsberechtigung, Befreiung vom Mehrfachvertretungsverbot) und die allgemeine Vertretungsregelung. Auch Satzungsänderungen jeder Art werden im Handelsregister eingetragen und erst dann wirksam. Eine Reihe weiterer Umstände, die nur bei der Aktiengesellschaft eintragungspflichtig und -fähig sind, kommt jedoch hinzu,. Beispielsweise bei Nachgründungsvorgängen gem. § 52 AktG: Als Nachgründung gelten Geschäfte der Gesellschaft mit Gründern oder solchen Aktionären, die mehr als 10 % des Grundkapitals halten, sofern die Vergütung über 10 % des Grundkapitals hinausgeht und der Vertrag binnen zwei Jahren seit Eintragung der Gesellschaft geschlossen wird. Erforderlich ist sodann Beschluss der Hauptversammlung und Eintragung im Handelsregister unter Vorlage des internen und externen Nachgründungsprüfungsberichts. Des weiteren können gerichtliche Urteile (z. B. Anfechtungsurteile oder Nichtigkeitsfeststellungen) eingetragen werden.

Hinzu kommen eine große Zahl von Vorgängen, bei denen keine Eintragung in das Handelsregister erfolgt, jedoch Mitteilungen in den Registerakten zu hinterlegen sind. Dies gilt beispielsweise für die Vereinigung aller Aktien in einer Person (§ 42 AktG), Änderungen der Aufsichtsratsmitglieder (diese sind im Bundesanzeiger bekannt zu machen, die Bekanntmachung im Bundesanzeiger ist zum Handelsregister einzureichen) und weiteres mehr.

Eine Sonderform bildet die sogenannte „Kommanditgesellschaft auf Aktien“ (KGaA), die neben den „klassischen“ Aktionären (dort sogenannten „Kommanditaktionären“) auch persönlich haftende Gesellschafter hat, ähnlich den Komplementären einer Kommanditgesellschaft. Zwischenzeitlich ist geklärt, dass auch eine GmbH die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafterin übernehmen kann. Zusätzlich zu den aufgrund des Aktienrechts einzutragenden bzw. zu meldenden Vorgängen sind daher auch die Personen, das Ausscheiden und Eintreten der persönlich haftenden Gesellschafter und deren möglicher Ausschluss von der gesetzlichen Vertretung der Gesellschaft (durch alle persönlich haftenden Gesellschafter) anzumelden. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass bestimmte Grundsatzbeschlüsse der Hauptversammlung dieser KGaA der Zustimmung der persönlich haftenden Gesellschafter bedürfen, die dem Registergericht nachzuweisen ist.

IV. Vorlagepflichten für Kapitalgesellschaften

Handelsgesellschaften sind verpflichtet, Handelsbücher zu führen und am Schluss eines jeden Geschäftsjahres (binnen drei, bei kleinen Kapitalgesellschaften maximal binnen sechs Monaten) eine Jahresbilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung in deutscher Sprache aufzustellen.

Kleine Kapitalgesellschaften (das sind solche, die mindestens zwei der drei nachfolgenden Merkmale nicht überschreiten: 6,72 Mio DM Bilanzsumme, 13,44 Mio DM Jahresnettoumsatz, im Jahresdurchschnitt 50 Arbeitnehmer) müssen dem Handelsregister zusammengefasste Bilanzen nebst verkürztem Anhang einreichen (§§ 266 Abs. 1, 288 HGB).

Mittelgroße Kapitalgesellschaften (das sind solche, die mindestens zwei der drei vorbezeichneten Merkmale überschreiten und mindestens zwei der drei nachfolgenden Merkmale nicht überschreiten: 26,89 Mio DM Bilanzsumme, 53,78 Mio DM Jahresnettoumsatz, 250 Arbeitnehmer) sowie große Kapitalgesellschaften (also solche, die mindestens zwei der drei letztgenannten Merkmale überschreiten) müssen ihre Jahresabschlüsse prüfen lassen. Eine zusammengefasste Bilanz, eine zusammengefasste Gewinn- und Verlustrechnung sowie ein verkürzter Anhang (§§ 276, 288 HGB) sowie Lagebericht, Prüfungsvermerk und Bericht des Aufsichtsrats sind einzureichen. Bei großen Gesellschaften ist der gesamte Jahresabschluss ohne Kürzungen sowie Prüfungsvermerk und Aufsichtsratsbereicht einzureichen und im Bundesanzeiger zu veröffentlichen.

Als Kapitalgesellschaft im  Sinne vorstehender Offenlegungsvorschriften zählt auch die GmbH & Co KG.

Gemäß §§ 325 ff HGB sind die vorstehend genannten, offenzulegenden Unterlagen bei großen Kapitalgesellschaften zwölf Monate nach Bilanzstichtag, bei mittleren neun, bei kleinen wiederum zwölf  Monate nach dem Bilanzstichtag einzureichen. Unterbleibt dies, kann gegen die Organe auf Antrag, den jedermann (!) stellen kann, ein Zwangsgeld zwischen 2.500 und 25.000 EURO festgesetzt werden (§ 335a HGB).

Bei eingetragenen Genossenschaften ist gemäß § 339 HGB die Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Berichts des Aufsichtsrats beim Genossenschaftsregister erforderlich. Besondere Vorlagepflichten gelten für Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen (§§ 340, 341 Abs. 1 HGB).

V. Eintragungen in verwandte Register des Handelsrechts

Für einzelne Typen von Gesellschaften existieren gesonderte Register mit eigener Bezeichnung, die jedoch im großen und ganzen wie das allgemeine Handelsregister geführt werden. Auszuklammern ist insoweit das sogenannte „Vereinsregister“, da Vereine nichtwirtschaftliche Organisationen darstellen. Hierzu informiert Sie das gesonderte Merkblatt für Vereine gern.

Als Sondertypen von handelsrechtlichen Registern sind insbesondere zu nennen:

1. das sogenannte Genossenschaftsregister, das alle „eingetragenen Genossenschaften (Abkürzung: eG)“ enthält. Dort sind also insbesondere die Raiffeisen- und Volksbanken, aber auch Einkaufsgenossenschaften, Wohnungsbaugenossenschaften etc. vermerkt. Neben Firmenbezeichnung, Sitz und Gegenstand sowie der allgemeinen Vertretungsregelung sind insbesondere die Personen der Vorstände sowie die Prokuristen einzutragen. Aufgrund des Fusionsprozesses bei den genossenschaftlichen Banken sind dort auch häufig Verschmelzungsvorgänge verlautbart.
2. Für sogenannte „Partnerschaften für Angehörige freier Berufe“ (z. B. Rechtsanwälte, Ärzte, Architekten etc.) wird beim Amtsgericht ein Partnerschaftsregister geführt, in das alle Gesellschafter einzutragen sind. (Die vertretungsbefugten Gesellschafter müssen auch hier ihre Namensunterschrift zeichnen.) Einzutragen sind ferner etwaige Abweichungen vom Prinzip der Einzelvertretungsbefugnis. Änderungen des Namens der Partnerschaft, des Sitzes, des Gegenstands sowie Änderungen hinsichtlich der Personen der Partner (z. B. Ausscheiden aufgrund Kündigung, Vereinbarung, infolge Verlustes der Berufszulassung oder infolge Versterbens - die Stellung eines Partners ist nicht vererblich) sind ebenfalls, durch alle Partner des Ausgeschiedenen, anzumelden.

Der Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht hat nach der FAO für das Fachgebiet Handels- und Gesellschaftsrecht sind besondere Kenntnisse nachzuweisen in den Bereichen:

• Materielles Handelsrecht
1. Recht des Handelsstandes (§§ 1-104 HGB),
2. Recht der Handelsgeschäfte (§§ 343-406 HGB)
3. internationales Kaufrecht, insbesondere UN-Kaufrecht.
• Materielles Gesellschaftsrecht, insbesondere
1. das Recht der Personengesellschaften,
2. das Recht der Kapitalgesellschaften,
3. internationales Gesellschaftsrecht, insbesondere Grundzüge des europäischen Gesellschaftsrechts sowie der europäischen Aktiengesellschaft,
4. Konzernrecht, insbesondere das Recht der verbundenen Unternehmen,
5. Umwandlungsrecht,
6. Grundzüge des Bilanz- und Steuerrechts,
7. Grundzüge des Dienstvertrags- und Mitbestimmungsrechts.
• Bezüge des Handels- und Gesellschaftsrechts zum Arbeitsrecht, Kartellrecht, Handwerks- und Gewerberecht, Erb- und Familienrecht sowie zum Insolvenz- und Strafrecht,
• Besonderheiten der Verfahrens- und Prozessführung.

Das Handelsrecht ist als Sonderrecht für Kaufleute insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Zentraler Begriff des HGB ist die Kaufmanneigenschaft. Die Kaufmannseigenschaft und damit die Eintragungsfähigkeit ins Register bestimmt sich nach der Rechtsform (z.B. bei einer rechtsfähigen Handelsgesellschaft wie der Aktiengesellschaft (AG) oder der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder dem Betreiben eines Gewerbebetriebes oder Handelsgewerbes (so z.B. beim eingetragenen Kaufmann (e.K. bzw. der Kommanditgesellschaft (KG) oder der offenen Handelsgesellschaft (oHG). Wer sich als Unternehmer am Markt behaupten will, muss zudem seine Geschäftspartner einschätzen können. Zuverlässige Informationen gibt das Handelsregister mit seiner Registerpublizität. Daneben regelt das HGB insbesondere auch das Recht der Handelsvertreter sowie das Transport- und Speditionsrecht.